Introduccion a OpenOffice.org Calc

Introducción a OpenOffice.org Calc

OpenOffice.org Calc es parte de la suite de ofimática OpenOffice.org de Oracle. Esta herramienta es una potente hoja de cálculo, compatible con Microsoft Excel en todas sus versiones y además nos provee de nuevas funcionalidades que iremos descubriendo a lo largo de éste manual.

Toda la suite Ofimática es multiplataforma, esto quiere decir que puede correr en la mayoría de los sistemas operativos actuales (GNU/Linux, Mac OS X, FreeBSD, Microsoft Windows, etc.) y a fecha de este post cuenta con traducciones para más de 110 idiomas.

La pantalla principal de trabajo está dividida en filas y columnas, en las cuales por ejemplo, para dibujar una tabla; habrá que seleccionar las celdas que la formaran. Para ello, clic en la primera celda de la tabla, y sin soltar hasta donde se desee será el final de la tabla. Luego añadirle un borde con el botón en la Barra de herramientas Borde (curso dado en Estudiargratis.com.ar autor Javier R. Cinacchi). Éste se encuentra al final de la segunda barra de herramientas. En realidad toda la hora de una plantilla de cálculos es una tabla, lo que se hace es limitar un sector con los bordes.

Open Office Calc nos ofrece una variedad de características que cambian segun la versión que sea, por ejemplo las características denotadas a continuación son de la mas reciente versión 3.2.x, que sin duda alguna ha mejorado ciertas áreas con relación a la versión anterior:

• Mayor rapidez al abrir las aplicaciones que en las versiones anteriores.
• Barras de herramientas dinámicas. Las barras de herramientas asociadas a tablas, imágenes, etc. aparecen y desaparecen automáticamente al editar estos objetos.
• Utiliza OpenDocument, un formato estándar en ofimática. Puede usarse indistintamente bajo plataformas GNU/Linux, Microsoft Windows, Apple Mac Os X o Sun Solaris, sin tener que convertir los documentos.
• Exportación de PDF. Añade la posibilidad de exportar documentos en formato PDF.
• Soporte para documentos de Microsoft Office Excel 2007. Además de las versiones anteriores de Microsoft Office Excel (extensión .xls) abre los archivos de Microsoft Office Excel 2007 (extensión .xlsx).
• Notas (comentarios) de diversos colores tipo Post It en los márgenes del documento, que pueden ser contestadas.
• Se ha mejorado el anti-aliasing, que suaviza los bordes de los gráficos (línea, círculos,...) en pantalla, permitiendo una mejor visión.
• A la hora de mover los gráficos también lo tendremos más fácil, ya que ahora se muestra una copia transparente en lugar del rectángulo vacío, que ayudará a colocarlos en la posición deseada.
• Nuevo Sobrelineado: como el subrayado, pero por encima.
• Mejoras en el tratamiento de los hiperenlaces.
• Soporte para objetos multimedia (sonidos y vídeos).

Que es Calc

Calc es una hoja de cálculo similar a Excel, con un rango de características más o menos equivalente. Su tamaño es mucho menor y proporciona un número de características no presentes en Excel, incluyendo un sistema que automáticamente define series para representar gráficamente basado en la disposición de los datos del usuario. Permiten crear desde hojas de cálculo sencillas hasta hojas de cálculo más complejas para entornos empresariales o universitarios. Los ficheros creados con Calc tienen la extensión*.ods y pueden abrirse con todos los paquetes ofimáticos compatibles con la normaOpenDocument. Calc puede crear, editar y guardar ficheros de Microsoft Excel.

Además Calc puede usarse a través de una variedad de plataformas, incluyendo Mac OS X, Windows, GNU/Linux, FreeBSD y Solaris, y está disponible bajo licencia LGPL.

Elementos de la ventana de Open Office CALC

Identificación y Descripción de Elementos

Barra de Títulos

Indica el nombre del documento, cómo aún no se ha guardado ningún Archivo, aparece el nombre Sin Título 1 que Calc da por defecto.

La barra de Menú 

En esta área podemos encontar los diferentes menús que nos ofrece Calc, como por ejemplo Archivo, Insertar, Editar, Ver, etc. Así como también lo encontramos en su homólogo Excel.

Las barras de Herramientas Desde las diversas Barras de Herramientas podemos utilizar las funciones más importantes de la aplicación a manera de atajo en lugar de ir directamente a los menús que explicamos con anterioridad, de una forma más rápida e intuitiva.  
La barra de fórmulas

Llamada también Línea de entrada, presenta el cuadro de nombres y dispone de tres botones y un área de edición. El primer botón invoca al asistente de funciones, el segundo, permite introducir una fórmula con la función Suma, y el tercero activa el modo edición de fórmulas.

El área de edición presenta el valor o fórmula contenida en una celda.
Barra de desplazamiento.
Esta barra nos sirve para desplazarnos de acuerdo a la ubicación que queremos llegar, puede ser de arriba-abajo, derecha-izquierda.
Cuadro de nombres.- En este cuadro podemos ver y editar el nombre de las celdas.
Selector y navegador de hojas.- Con este navegador podemos ir a hojas siguientes o a hojas anteriores.

El Área de trabajo es el lugar principal donde escribimos datos y textos en las celdas, insertamos imágenes, objetos, etc., y damos formato a los mismos. 

Formatos de celda

Seleccione la celda o celdas a modificar y haga clic en ella con el botón derecho del ratón, elija la opción Formatear celdas... del menú contextual que aparece. Le aparecerá la siguiente ventana:

Una vez que nos aparece esta ventana podemos seleccionar las siguientes opciones:

Números: En esta ficha puede definir la categoría, formato, idioma, decimales, etc... del contenido de la celda seleccionada.

Fuente: Esta ficha contempla los atributos referentes al tipo de letra, el estilo, el tamaño o el color con que se presentarán los datos en la hoja de cálculo.

Efectos de fuente: Subrayado y color de subrayado, tachado o relieve son algunas de las propiedades que se definen en esta ficha.

Alineación: Al igual que con un procesador de texto, en una hoja de cálculo es posible seleccionar una alineación para el texto y para los números, entre las disponibles se encuentran: alineación izquierda, derecha, centrada, justificada y predeterminada, ésta última aparece seleccionada por defecto. Dentro de esta ficha se incluyen las opciones de dirección de escritura, distancia a la cuadrícula o flujo de texto.

Borde: En esta pestaña podrá elegir el tipo de línea que va a llevar el borde de la celda, el color de la misma o la disposición, la posición de la sombra, la distancia y el color.

Fondo: Aquí podrá definir el color del fondo de la celda o celdas que tiene seleccionadas.

Protección de celda: En esta ficha podrá establecer una protección para las celdas.

Formato de texto

 Calc nos ofrece formatear el texto de varias formas, ciendo una interfas mas agradable asi tenemos:

1. Podemos seleccionar la celda e ir a la barra de heramientas formato, en donde encontraremos las opciones como: tipo de letra , tamaño, estilo, alineación, fuente,etc
2. Tambien otra opcion seria que una vez seleccionada la celda, hacemos clic derecho sobre la misma ,en la ventana que aparece escojemos la opcion formatear celdas, y nos aparecera la siguiente ventana en la cual seleccionaremos respectivamente el formato correspondiente sependiendo de nuestro gusto:

Color de fondo.-

Para establecer un color de fondo debemos seleccionar las celdas que decíamos cambiar de color luego nos vamos a la opción           

 luego damos clic y nos aparecerá la siguiente paleta en la cual tenemos una gran variedad de colores que podemos escoger y una vez que escogido el color simplemente damos clic sobre el y se establecerá el nuevo color de fondo.

Tipos de datos.

Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir en las celdas de una hoja de cálculo:

Valores Constantes.- Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

NÚMEROS

Para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . Pts.

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).

Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.

Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

Si al finalizar un número se escribe Pts, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.

Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

FECHA U HORA

Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.

Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.

Ejemplos:

1/12/99          1-12-99           2:30 PM          14:30           1/12/99 14:30          12/07/2031

TEXTO

Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Operadores aritméticos

Operador	Descripción	Ejemplo
+	Suma	=A1+B1
-	Resta	=B2-A2
*	Multiplicación	=C3*C4
/	División	=A1/B3
^	Exponenciación	=A2^B3

Funciones Básicas

La funciones básicas en Calc corresponden con las operaciones matemáticas por todos conocidas: suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/). Con estos operadores podríamos realizar ya un cálculo básico en una de las celdas, como por ejemplo, hallar el promedio de las tres notas introducidas en las celdas B6, C6 y D6.

Para ello nos situamos en la celda E6 e introducimos la siguiente fórmula:

=(B6+C6+D6)/3

Podemos comprobar cómo al cambiar alguno de los valores en las celdas B6, C6 o D6, el valor de la celda E6 (el que muestra la media aritmética) se vuelve a calcular automáticamente.

Funciones

Las funciones tienen, en otros propósitos, el de facilitar determinados cálculos que suelen ser habituales, como el de la suma de una lista de valores, el máximo o mínimo de un conjunto de números o el promedio de una serie de valores, como es el caso que nos ocupa.

Función SUMA

Para el caso anterior del cálculo de la media aritmética de los 3 exámenes, podemos utilizar sin mayor problema el operador + para sumar los valores, puesto que sólo son 3. Sin embargo, imaginemos que debemos sumar una lista de 500 números. Supondría muchísimo trabajo escribir cada uno de los números separados por un signo +. Para ello disponemos en Calc de la función SUMA, que permite sumar una serie de valores. Para el ejemplo anterior podríamos reescribir la fórmula del siguiente modo:

=SUMA(B6:D6)/3

Como se puede observar hemos sustituido parte de la fórmula (B6+C6+D6) por la suma de un intervalo de celdas, es decir, la suma de los valores que van desde la celda B6 hasta la celda D6, y este intervalo lo indicamos con el carácter “dos puntos” (:).

Función PROMEDIO

Afortunadamente Calc cuenta con la función PROMEDIO, que facilita aún más la tarea de calcular la media aritmética de varios valores numéricos, que se pueden expresar también con un intervalo de celdas.

=PROMEDIO(B6:D6)

Toma de decisiones: funciones condicionales

Supongamos que deseamos calcular la nota media (con la función PROMEDIO), pero con cierta condición, por ejemplo sólo si el alumno ha aprobado los dos primeros exámenes, es decir, si la nota de los exámenes 1 y 2 es mayor o igual que 5. Para ello disponemos en Calc de funciones lógicas como la función SI que nos permite mostrar un valor u otro en una celda dependiendo de si se cumple una condición o no.

 

Función SI

La función SI tiene esta forma:

=SI( <condición>; <valor-si-verdadero>; <valor-si-falso> )

Como se puede observar la función SI consta de 3 partes:

§  <condición> es una expresión lógica que puede ser verdadera (V) o falsa (F). Por ejemplo: B6>=5 (B6 es mayor o igual que 5).

§  <valor-si-verdadero> es el valor que muestra la celda en caso de que la condición se cumpla.

§  <valor-si-falso> es el valor que muestra la celda en caso de que la condición no se cumpla.

Un ejemplo sencillo de aplicación de la función SI se muestra a continuación:

=SI(B6>=5;"Aprobado";"Suspenso")

La celda en la que se inserte la formula anterior, mostrará el valor "Aprobado" si la celda B6 (nota del Examen 1) es mayor o igual que 5; en caso contrario mostrará el valor "Suspenso".

Operadores lógicos

Operador	Descripción	Ejemplo
<	Menor que	A1<B1
>	Mayor que	B2>A2
=	Igual que	C3=C4
<>	Distinto que	A1<>B3
<=	Menor o igual que	A2<=B3
>=	Mayor o igual que	A2>=B3

Función Y

Al inicio de este apartado se planteaba la siguiente condición: "que los dos primeros exámenes estén aprobados" (para finalmente hacer la media arimética). Si analizamos la condición, observamos que podemos expresarla como 2 condiciones: "que el Examen 1 esté aprobado" Y "que el Examen 2 esté aprobado". ¿Cómo lo hacemos con Calc? Para ello disponemos de la función Y que nos permite comprobar si se cumplen una serie de condiciones. La función Y puede ser verdadera (V) o falsa (F), como la función SI (recordemos que son funciones lógicas).

La solución al problema planteado se resolvería con la siguiente función:

= Y( B6>=5; C6>=5 )

De esta forma la función Y será verdadera si se cumplen las 2 condiciones entre paréntesis (separadas por punto y coma):

§  que B6 sea mayor o igual que 5 (que el Examen 1 esté aprobado)

§  que C6 sea mayor o igual que 5 (que el Examen 2 esté aprobado).

§   

La función Y suele combinarse con la función SI de la siguiente forma:

=SI( Y( B6>=5; C6>=5); "Se hace media"; "No se hace media")

Con esta fórmula estaríamos mostrando el texto "Se hace media" si B5 y C6 tienen un valor mayor o igual que 5.

Función O

La función O se construye de forma similar a la función Y.

= O( B6>=5; C6>=5 )

Sin embargo, lo que estamos expresando con la fórmula anterior es la siguiente condición: "que algunos de los dos primeros exámenes estén aprobados", es decir, al menos uno de ellos. Mientras que con la función Y exigimos que cada uno de los valores sea mayor o igual que 5, con la función O basta con que uno de ellos lo sea.

Al igual que la función Y, la función O suele combinarse con la función SI de la siguiente forma:

=SI( O( B6>=5; C6>=5); "Se hace media"; "No se hace media")

Combinación de funciones Y y O

En muchos ocasiones puede hacerse necesaria la combinación de las funciones lógicas Y y O para componer una condición más compleja dentro de una función SI. Por ejemplo, imaginemos que tenemos las notas de tres exámenes y queremos expresar la siguiente condición: "si el primer examen está aprobado y alguno de los otros dos exámenes también lo está, entonces se calcula el promedio de las notas, y en caso contrario se muestra el texto "No se hace media"."

Suponiendo que las 3 notas están en las celdas A1, A2 y A3, la función SI que corresponde a la condición anterior quedaría del siguiente modo:

=SI( Y( A1>=5; O(A2>=5;A3>=5) ); PROMEDIO(A1:A3); "No se hace media")

Si introducimos esta fórmula en la celda B1, se mostrará el promedio de las 3 notas si se cumple la condición antes descrita; en caso contrario la celda B1 mostrará el texto "No se hace media".